Writing Work Emails in German

Kommunikation: Eine berufliche E-Mail schreiben

Goals

1. Understand key information in a German work email.
2. Write a formal or informal work email in German.

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1. Email structure

Every German work email shares the same skeleton, formal or informal:

Part	German term	Purpose
Subject line	Betreff	Short topic (e.g. Re: Neuer Laptop)
Greeting	Anrede / Begrüßung	Opens the email — Begrüßung = greeting someone; Gruß = a greeting (noun)
Thanks / opener	Dank	Acknowledges a previous message (die Nachricht)
Body	Inhalt	Your main message
Request for reply	Bitte um Antwort	Asks the recipient to respond
Sign-off	Grüße / Verabschiedung	Closes the email
Name	Name	Full name (formal) or first name only (informal)

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2. Formell vs. informell

The core question before you write: *Can I use du (duzen) or must I use Sie (siezen)?*

• siezen → formal email
• duzen → informal email

Element	Formelle E-Mail	Informelle E-Mail
Greeting (Anrede)	Sehr geehrte Damen und Herren, / Sehr geehrte Frau …, / Sehr geehrter Herr …,	Hi …, / Hallo …, / Liebe …, / Lieber …,
Pronoun	Sie / Ihr(e)	du / dich / dir / dein(e)
Sign-off	Mit freundlichen Grüßen (abbrev. MfG)	Viele Grüße / Liebe Grüße
Name	Vorname + Familienname	Vorname only
Tone	Polite, distant	Casual, friendly

Rule of thumb: Use formal with managers, HR (die Personalabteilung), and strangers. Use informal with colleagues you're on first-name terms with.

Anrede (how to address someone)

• Formelle Anrede: Sehr geehrter Herr … / Sehr geehrte Frau …
• Informelle Anrede: Hallo Max … / Hi Anna …

The Anrede sets the entire register of the email — get this right first.

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3. Key phrases

Formal

German	English
Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr	Dear Ms. / Dear Mr.
Vielen Dank für Ihre Nachricht.	Thank you very much for your message.
Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.	Thank you for your quick reply.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.	I look forward to your reply.
Mit freundlichen Grüßen (MfG)	Kind regards

Informal

German	English
Hi / Hallo / Liebe / Lieber	Hi / Hey / Dear
Wie geht's? / Wie läuft's?	How are you? / How's it going?
Sag Bescheid, wann es dir passt.	Let me know when it suits you.
Ich freue mich auf deine Antwort.	Looking forward to your reply.
Viele Grüße / Liebe Grüße	Best / Warm regards

Scheduling

German	English
13 Uhr passt mir gut.	1 pm works well for me.
11:30 Uhr passt mir nicht so gut.	11:30 am doesn't work so well for me.
Können Sie um 13 Uhr?	Can you do 1 pm? (formal)
Passt Ihnen das?	Does that work for you? (formal)
Hast du morgen Zeit für einen Videoanruf?	Do you have time for a video call tomorrow?

Offering help / responding to a problem

German	English
Ich helfe dir gerne.	I'll certainly help you.
Kein Problem. / Keine Sache.	No problem.
Wir können morgen sprechen.	We can talk tomorrow.
Ich kann dir morgen alles erklären.	I can explain everything to you tomorrow.
Störe ich?	Am I bothering you?
Es ist mir unklar.	It is unclear to me.
Ich verstehe es nicht.	I don't get it.

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4. How to say an email address in German

[name] at [domain] Punkt-D-E. Alles klein und zusammen.

Example: [email protected] → Matteo Esposito at Bubelmail Punkt-D-E. Alles klein und zusammen.

Full symbol vocabulary:

Symbol	German
@	at
.	der Punkt
-	der Bindestrich
_	der Unterstrich
/	der Schrägstrich
:	der Doppelpunkt
,	das Komma
#	die Raute
!	das Ausrufezeichen
?	das Fragezeichen
=	gleich
all lowercase	alles klein
no spaces	zusammen

Practice addresses: [email protected] · [email protected]

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5. Small talk opener — Wie läuft's?

Used at the start of an informal email or conversation:

Wie läuft's?
→ Mir geht's gut. Alles gut und bei dir? Wie läuft es?

Short answers: Läuft. / Es geht. / Gut.

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6. Example emails

Formal — Kristina to HR (picking up a new laptop)

abholen = to pick up · das Gerät = device · die Personalabteilung = HR · die Abteilung = department / sector

Betreff: Re: Neuer Laptop
An: Claudia Pereira <[email protected]>

Sehr geehrte Frau Pereira,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich komme heute um 11:30 Uhr und hole den neuen Laptop ab.
Passt Ihnen das?
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
Kristina Irving

Informal — Martina to a colleague

Betreff: Morgen
An: Terence Peña <t.peña@Hill_und_Partner.com>

Hi Terence,
wie läuft's? Ich komme morgen ins Büro. Arbeiten wir dann
zusammen an der Präsentation? Wir können auch zusammen
Mittag essen. Was denkst du?
Viele Grüße
Martina

Note: Martina and Terence are colleagues (Kollegen), not boss and employee — the informal tone is appropriate here.

Informal — Sinan to Patricio (correct structure)

Hallo Patricio, wie geht's? ← greeting (Begrüßung)
Kannst du mir helfen?
Ich habe eine Frage zum Budget. ← body (Inhalt)
Hast du morgen Zeit für einen
Videoanruf? ← request (Bitte um Antwort)
Liebe Grüße
Sinan ← sign-off + first name

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7. Vocabulary from this lesson

German	English
die Personalabteilung	HR department
die Abteilung	department, sector
das Gerät	device
die Nachricht	message
abholen	to pick up
der Gruß	greeting (noun)
die Begrüßung	greeting someone (act of)
die Anrede	form of address
reden	to speak, to talk
eine Rede halten	to give / hold a speech
erklären	to explain
stören	to disturb, to bother
siezen	to address someone formally (Sie)
duzen	to address someone informally (du)
fast	almost
Nur Spaß!	Just joking!
der Scherz	joke
Ich scherze.	I am joking.

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8. Redewendung (idiom)

sich die Finger wund schreiben
Literally: "to write one's fingers sore"
Meaning: to write a huge amount

Puh, 65 E-Mails an einem Tag. Ich habe mir gestern die Finger wund geschrieben.

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Quick-reference card

FORMAL INFORMAL
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Sehr geehrte/r Frau/Herr X, Hi / Hallo / Liebe/r X,
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wie geht's? / Wie läuft's?
[body — Sie / Ihr / Ihnen] [body — du / dich / dir / dein]
Ich freue mich auf Ihre Antwort. Sag Bescheid, wann es dir passt.
Mit freundlichen Grüßen (MfG) Viele Grüße / Liebe Grüße
Vorname + Familienname Vorname