Lesson: Ich kann mit meinen Kollegen kommunizieren

Topic: Work communication — jobs, imperatives, work emails

Lernziele (What you'll be able to do)

1. Describe typical job activities using bei and in.
2. Give instructions using the Imperativ (du-Form and Sie-Form).
3. Write a formal or informal work email in German.

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Core Grammar 1 — Berufe beschreiben: bei oder in?

Use bei with specific company names and in with generic workplace types:

Rule	Example	Translation
bei + konkrete Firma	Sie arbeitet bei Lieferoodoo.	She works at Lieferoodoo.
in + genereller Arbeitsplatz	Er arbeitet im Seniorenheim.	He works in a nursing home.
in + Schule/Krankenhaus	Adriana arbeitet an/in der Grundschule.	Adriana works at the primary school.

Tip: When in doubt — if you'd say "at [brand/company name]" in English, use bei. If you'd say "in a [type of place]", use in.

Examples

Deutsch	English
Rob ist Kassierer bei EDIKO.	Rob is a cashier at EDIKO.
Paul ist Altenpfleger im Seniorenheim.	Paul is a care worker in the nursing home.
Klaus arbeitet bei obst-dealer.com.	Klaus works at obst-dealer.com.
Martin ist Koch bei BurgerQueen.	Martin is a cook at BurgerQueen.

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Core Grammar 2 — Imperativ (du-Form)

Rule

Take the 2nd person singular (du) conjugation and drop the -st ending:

du schreib-st → Schreib!
du mach-st → Mach!
du nimmst → Nimm!

No umlaut for -a- stems: du fährst → Fahr! (NOT ~~Fähr!~~)
Optional -e ending: Komm! and Komme! are both correct — the -e is optional in spoken German.

Key imperatives (Infinitiv → Imperativ)

Infinitiv	Imperativ (du)	Example	Translation
schreiben	Schreib!	Schreib mir eine E-Mail!	Write me an email!
lesen	Lies!	Lies den Bericht!	Read the report!
machen	Mach!	Mach das Meeting fertig!	Finish the meeting!
kommen	Komm!	Komm sofort ins Büro!	Come to the office immediately!
fahren	Fahr!	Fahr zum Bahnhof!	Drive to the station!
anrufen	Ruf … an!	Ruf die Chefin an!	Call the boss!
mitkommen	Komm mit!	Komm bitte mit!	Please come along!
vorbereiten	Bereite … vor!	Bereite das Meeting vor!	Prepare the meeting!
absagen	Sag … ab!	Sag den Termin ab!	Cancel the appointment!
erklären	Erkläre!	Erkläre das dem Kunden!	Explain that to the client!
planen	Plan!	Plan das Budget!	Plan the budget!
sein	Sei!	Sei bitte pünktlich!	Please be punctual!
ansehen	Sieh … an!	Sieh dir das an!	Look at that!
helfen	Hilf!	Hilf mir bitte!	Please help me!
abholen	Hol … ab!	Hol den Kunden vom Bahnhof ab!	Pick up the client from the station!
kochen	Koch!	Koch einen Kaffee für das Team!	Make coffee for the team!
kopieren	Kopier!	Kopier bitte dieses Dokument!	Please copy this document!

With bitte (please)

bitte softens the command and can appear at the start, middle, or end:

Ruf bitte die Chefin an! → Please call the boss!
Bitte bereite das Meeting vor! → Please prepare the meeting!
Komm bitte sofort ins Büro! → Please come to the office immediately!

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Core Grammar 3 — Imperativ (Sie-Form)

For formal/professional instructions: move the verb to position 1 and add !

Statement: Sie bereiten die Präsentation vor. (You prepare the presentation.)
Imperativ: Bereiten Sie die Präsentation vor! (Prepare the presentation!)

Statement	Imperativ	Translation
Sie schreiben den Bericht.	Schreiben Sie den Bericht!	Write the report!
Sie kommen ins Büro.	Kommen Sie ins Büro!	Come to the office!
Sie rufen den Kunden an.	Rufen Sie den Kunden an!	Call the client!

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Core Grammar 4 — Berufliche E-Mails schreiben

Structure of a formal email

Betreff: [Subject line]

Sehr geehrte/r [Frau / Herr] [Nachname],

[Body — use Sie, Ihr, Ihnen]

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]

Structure of an informal email

Hi / Hallo [Vorname],

[Body — use du, dein, dir]

Viele Grüße / Liebe Grüße
[Vorname]

Formell vs. informell — side by side

Formell	Informell	Translation
Sehr geehrte Frau Schmidt,	Liebe / Hallo Anna,	Dear Ms Schmidt, / Hi Anna,
Sehr geehrter Herr Müller,	Lieber / Hi Thomas,	Dear Mr Müller, / Hi Thomas,
Vielen Dank für Ihre Nachricht.	Danke für deine Nachricht.	Thanks for your message.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.	Schreib mir bald!	I look forward to your reply. / Write soon!
Mit freundlichen Grüßen	Viele Grüße / Liebe Grüße	Kind regards / Best wishes
Sie / Ihr / Ihnen	du / dein / dir	—

Full example (formal)

Betreff: Meeting heute Abend

Sehr geehrter Herr Schneider,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Es tut mir leid, aber ich muss unser Meeting heute Abend kurzfristig absagen. Ich melde mich später telefonisch, dann können wir einen neuen Termin machen.

Mit freundlichen Grüßen
Mustafa Ergün

Translation:

Subject: Meeting tonight

Dear Mr Schneider,

thank you for your message. I'm sorry, but I have to cancel our meeting tonight at short notice. I'll call you later and we can arrange a new appointment.

Kind regards,
Mustafa Ergün

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Vocabulary — Arbeit & Büro

Deutsch	English
die Aufgabe, -n	task, assignment
das Meeting, -s	meeting
der Termin, -e	appointment
der Bericht, -e	report
der Kunde, -n / die Kundin, -nen	client, customer
der Kalender, -	calendar
die Präsentation, -en	presentation
erledigen	to carry out, complete (a task)
koordinieren	to coordinate
organisieren	to organise
teilnehmen an + Dat.	to participate in
präsentieren	to present
kurzfristig	at short notice
sich etwas überlegen	to think something over / come up with an idea
eine Menge Arbeit haben	to have a lot of work
in Vollzeit / Teilzeit arbeiten	to work full-time / part-time
in Schichten arbeiten	to work in shifts

Typical job activities

Deutsch	English
E-Mails lesen / schreiben	to read / write emails
an Videoanrufen teilnehmen	to join video calls
ein Meeting planen / organisieren	to plan / organise a meeting
das Budget planen	to plan the budget
Kunden beraten	to advise clients
Dokumente kopieren	to copy documents
einen Bericht schreiben	to write a report
Ideen präsentieren	to present ideas
in Nachtschicht arbeiten	to work a night shift
ein Team koordinieren	to coordinate a team
einen Kunden vom Bahnhof abholen	to pick a client up from the station

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Redewendung (Idiom)

Dienst nach Vorschrift machen — to do the bare minimum, to work to rule (no engagement beyond what's required)

Thomas bekommt keine Beförderung. Der macht seit Jahren nur noch Dienst nach Vorschrift.
(Thomas won't get a promotion. He's been doing the bare minimum for years.)

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Exercises (with answers)

1. bei oder in?

Fill in the correct preposition:

Sentence	Answer
Silvana arbeitet ___ Lieferoodoo.	bei
Paul arbeitet ___ einem Seniorenheim.	in
Adriana ist Lehrerin ___ der Grundschule.	an/in
Klaus arbeitet ___ obst-dealer.com.	bei

2. Imperativ (du-Form) — write the command

Cue	Imperativ
Bitte + kopieren + dieses Dokument	Kopier bitte dieses Dokument!
helfen + mir + bitte + bei der Präsentation	Hilf mir bitte bei der Präsentation!
vorbereiten + das Meeting + für Mittwoch	Bereite das Meeting für Mittwoch vor!
kochen + einen Kaffee + für das Team	Koch einen Kaffee für das Team!
abholen + den Kunden + vom Bahnhof	Hol den Kunden vom Bahnhof ab!
kommen + bitte + morgen früh + ins Büro	Komm bitte morgen früh ins Büro!

3. E-Mail phrases — formal or informal?

Phrase	Formell / Informell
Sehr geehrte Frau Schmidt,	Formell
Wie läuft's?	Informell
Ich freue mich auf Ihre Antwort.	Formell
Lange nicht gesehen!	Informell
Mit freundlichen Grüßen	Formell
Viele Grüße	Informell
Vielen Dank für Ihre Nachricht.	Formell

4. Build the email

Write a short informal email to your colleague Marvin who just returned from vacation. Invite him for coffee.

Model answer:

Hallo Marvin,

schön, dass du wieder da bist! Hast du Lust auf einen Kaffee? Ich bin morgen Vormittag frei.

Liebe Grüße
[Dein Name]

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Conversation prompts (class speaking tasks)

• Was sind deine typischen Aufgaben bei der Arbeit?
• Musst du oft E-Mails schreiben? Auf Deutsch oder auf Englisch?
• Beantwortest du E-Mails auch nach Feierabend?
• Wem schreibst du bei der Arbeit E-Mails — formell oder informell?
• Musst du oft telefonieren?

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